Nội Dung
Invoice trong xuất nhập khẩu còn được gọi là hóa đơn, một chứng từ rất quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa. Riêng lĩnh vực xuất nhập khẩu, hóa đơn bán hàng do người bán tự lập theo form của mình, không phải theo form của Chi cục Thuế hay cơ quan nhà nước nào cả (khác với hóa đơn bán hàng trong nước). Trên hóa đơn yêu cầu thể hiện rõ nội dung về số hóa đơn, ngày hóa đơn, người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng số tiền. Đây là một trong những chứng từ quan trọng để bạn tiến hành thanh toán, đóng thuế, khai hải quan..
Hiện tại có 2 loại hóa đơn chủ yếu là: Proforma invoice và Commercial Invoice. Doanh nghiệp bắt đầu ký hợp đồng xuất nhập khẩu, trước tiên 2 bên cần phải tiến hành thỏa thuận giá. Sự thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán sẽ gởi báo giá thông qua Proforma invoice để người mua dự tính được giá sơ bộ của lô hàng, Proforma Invoice còn được gọi là hóa đơn chiếu lệ, chúng không có giá trị thanh toán. Bởi vì chỉ là sơ bộ nên hóa đơn chiếu lệ có thể chỉnh sửa.
Sau khi đã đồng ý mức giá mua bán, 2 bên tiến hành ký hợp đồng ngoại thương và người bán giao hàng cho người mua. Người bán cần người mua thanh toán họ phải làm Commercial Invoice được gọi là hóa đơn thương mại, có giá trị pháp lý và giá trị thanh toán. Đây cũng là cơ sở cho cơ quan thuế, hải quan xác định trị giá hóa đơn của bạn để tiến hành nộp thuế, khai hải quan điện tử.
Sau khi người mua gửi đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) cho người bán, người bán sẽ căn cứ vào đó gửi hóa đơn chiếu lệ (PI) cho người mua để người mua thanh toán cho mình một phần (đặt cọc tiền hàng hay thanh toán trước 100%, tùy điều kiện thanh toán thỏa thuận ban đầu). PI có thể gửi cùng hợp đồng để 2 bên ký. Thời điểm phát hành PI không có quy định rõ ràng, nhưng thường là trước khi giao hàng lên tàu.
Các nội dung trong Proforma Invoice PI:
Seller: Tên, địa chỉ, tel, fax người bán.
Buyer: Tên, địa chỉ, tel, fax người mua.
Số và ngày PI: Số của hóa đơn chiếu lệ
Payment: Điều kiện thanh toán, ví dụ như thanh toán trước 100% (By T/T, 100% advance) hoặc đặt cọc 30%, 70% còn lại sau khi gửi chứng từ copy (By T/T, 30% advance, 70% against of copy shipping docs)…, Thông tin ngân hàng để người mua thanh toán.
Port of Loading: Cảng bốc hàng (VD: Hai Phong port, Viet Nam; Ho Chi Minh port, Viet Nam…).
Port of Destination: Cảng đến (VD: Incheon port, Korea; Oslo port, Norway…).
ETA: Estimated Time Arrival (Ngày dự kiến hàng đến).
Các thông tin về hàng hóa: Mô tả sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng tiền.
Lưu ý: Trên đây là một PI mẫu, trên thực tế PI có thể có thêm nhiều thông tin khác hoặc thay đổi nội dung các thông tin trên.
Commercail Inovice là hóa đơn thương mại có giá trị pháp lý và thanh toán cũng như dùng để nộp thuế, khai hải quan điện tử.
Sau khi load hàng vào container và xếp lên tàu, bên bán sẽ gửi cho bên mua hóa đơn thương mại cùng các chứng từ khác (Vận đơn, chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói…) để bên mua tiến hành thanh toán. Trên thực tế, do đặc thù nhiều loại hàng hóa (bao bì nhựa, sứ vệ sinh, gỗ…) nhiều khi số lượng hàng đóng cont không đúng với số lượng đặt hàng nên CI có thể khác với PI.
Số tiền khách hàng còn phải thanh toán bằng số tiền trong CI trừ đi số tiền đã thanh toán trong PI (thanh toán TT). Việc tính toán dự tính có thể khác khi đóng hàng thực tế, Ví dụ : bạn dự tính đóng được 15 thùng hàng nhưng thực tế chỉ đóng được 14 thùng, lẻ 1 thùng không thể nào bạn mở 1 cont mới để chở 1 thùng này thôi !
Nội dung CI cũng không khác nhiều so với PI đã nêu ở trên. Trong trường hợp thanh toán L/C, CI phải thể hiện nghiêm ngặt đủ các nội dung và chính xác đến từng chữ, từng dấu chấm, phẩy như L/C đã quy định. Mình sẽ trình bày chi tiết bên dưới.
Hóa đơn được lưu lại trong hồ sơ của từng đơn hàng, từng hợp đồng và là cơ sở để đối chiếu công nợ với khách hàng.
Trên CI chỉ cần chữ ký và dấu xác nhận của người bán. Tuy nhiên, khi xuất hàng đi Arab, Kuwait…, khách hàng thường yêu cầu thêm trên CI có xác nhận của Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam VCCI. Trong trường hợp này, chúng ta phải mang hóa đơn thương mại lên để VCCI xác nhận ngay cạnh chữ ký, con dấu của doanh nghiệp (mang cùng chứng từ đi xin cấp CO). Thủ tục xác nhận đơn giản, VCCI sẽ giữ lại một bản, lệ phí xác nhận là 100.000 (có biên lai)
Trong nhiều trường hợp, khi gửi chứng từ gốc, khách hàng sẽ yêu cầu bạn gửi 2 hóa đơn: 1 hóa đơn theo đúng giá trị thật và 1 hóa đơn với số tiền thấp đi để giảm các loại thuế cho khách hàng. Ở Việt Nam, ít công ty đồng ý làm điều này vì như vậy là tiếp tay cho hành động trốn thuế, dù là ở nước bạn.
Những lô hàng mà bạn thanh toán bằng LC hóa đơn thương mại commercial invoice. Yêu cầu bắt buộc là bạn phải làm theo chuẩn của UCP 600. UCP 600 là Quy tắc và Thực hành thống nhất Tín dụng chứng từ. Cuối bài viết bạn có thể download bản UCP fiel PDF trong mục download nhé. Tóm gọn những nội dung UCP yêu cầ Invoice khi dùn thanh toán LC như sau:
Nếu dùng phương thức tín dụng chứng từ LC thì phải thể hiện người hưởng thụ có ghi trên LC.
Hóa đơn phải ghi đúng tên của người bán, người mua trong hợp đồng thương mại hoặc L/C.
Đơn vị tiền tệ dùng trong invoice cũng phải là đơn vị tiền tệ dùng trong L/C
Invoice phải lập cho người hưởng thụ LC và là người mở L/C
Invoice phải thể hiện đúng việc mô tả hàng hóa, dịch hay về số lượng, ký hiệu, chủng loại, quy cách, giá cả.
Nếu trong L/C có thể hiện đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng (PO) thì trong invoice cũng thể hiện những thông tin này. Và các chi tiết thông invoice không được mâu thuẫn với những chứng từ khác.
Hóa đơn thương mại không cần phải ký, nếu ký thì phải ghi rõ quy định trong L/C. Tuy nhiên trọng thực tế invoice cần phải ký vì người nhập khẩu không những dùng nó cho mục đích thanh toán mà còn dùng làm các chứng từ khác như thuế và cơ quan hải quan.
Lưu ý: Nếu hợp đồng của bạn không dùng phương thức thanh toán L/C thì không cần phải tuân thủ các quy định trên của UCP 600.
Những yêu cầu trên của UCP mang tính chất chung, tính chất quốc tế do đó các bạn cần phải tham khảo kỹ và tuân thủ khi mua bán với khách hàng nước ngoài, để tránh tình trạng thủ tục rắc rối, phải chỉnh sửa. Đọc file download UCP 600 thật kỹ nhé. Ngoài ra, khi bạn có bộ chứng từ chuẩn, bạn sẽ làm các thủ tục tại Việt Nam đơn giản hơn rất nhiều.
Khi các bạn đọc đến đây, mình tin rằng bạn đã hiểu được chức năng của từng loại invoice. Về mặt hình thức giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice các thông tin gần như giống nhau. Nhưng tại sao lại chia ra thành 2 loại trên. Mình sẽ nói về sự khác nhau của chúng như sau:
Về thời điểm phát hành của 2 loại: Không phải toàn bộ nhưng hầu hết Proforma Invoice (PI) được phát hành trước khi hàng đã được gởi, còn Commercial Inovoice (CI) phát hành để tiến hành thanh toán sau khi hàng đã được giao lên tàu.
Về nội dung: Gần như cả 2 loại có nhiều thông tin giống nhau. Tuy nhiên Commercail Invoice (CI) đầy đủ và chính xác, không thể sửa chữa. Còn Profoma Invoice bạn có thể sửa được.
Về pháp lý: CI mang tính pháp lý cao hơn, là 1 giấy tờ cam kết trước pháp luật. Còn PI chỉ là một sự thỏa thuận chưa chính thức.
Trong kế toán công ty: CI được dùng trong việc hạch toán kế toán của công ty, còn PI không có chức năng này.
Lưu ý: trong quá trình sử dụng chúng ta thường nói tóm gọn “hóa đơn” thì được hiểu là loại Commercial Invoice. Nhưng các bạn cần phải nói theo từ chuyên ngành là hóa đơn thương mại. Vì từ hóa đơn rất rộng và có nhiều loại. Trong thức tế nếu hải quan cần hợp đồng thương mại đôi khi người ta có thể trình Proforma Invoice.
Mặc dù trách nhiệm lập inovoice là của người bán, nhưng khi làm thủ tục hải quan để thông quan hàng hóa, người mua có trách nhiệm giải trình về những thông tin cho cơ quan hải quan. Một số lỗi mà trong hóa đơn thương mại bị thiếu như:
Không thể hiện điều kiện giao hàng trong incoterms, tên cảng xuất, cảng nhập.
Một số thông tin về tên hàng khi không đúng như hợp đồng hay packing list, gộp quá nhiều mặt hàng vào chung 1 loại.
Người bán có chiết khấu cho người mua nhưng trên hóa đơn không ghi chiết khấu mà chỉ thể hiện giá trị hóa đơn tổng.