Nội Dung
Booking là một trong những bước đầu khi thực hiện bất cứ một dịch vụ nào, trong lĩnh vực vận chuyển cũng như vậy, nếu như bạn nghe nhắc đến booking trong đặt phòng hay đặt các vị trí trong nhà hàng khách sạn thì việc booking trong các công ty vận chuyển mang ý nghĩa tương tự.
Khi làm thủ tục booking nghĩa là bạn đang làm thủ tục bắt đầu cho một mối quan hệ hợp tác giữa khách hàng và bên cung cấp dịch vụ. Bạn là doanh nghiệp có hàng hóa cần xuất nhập khẩu, còn công ty dịch vụ vận chuyển cung cấp các dịch vụ làm thủ tục liên quan hàng hóa và thiết kế một hành trình cho hàng hóa của bạn đến đúng địa điểm và thời gian đã xác định trước.
Giải thích theo khái niệm đơn giản hơn thì booking là thủ tục đặt trước hành trình cho đơn hàng cần vận chuyển. Booking confirmation là danh từ chỉ việc xác nhận thủ tục đặt hàng trước của khách hàng đối với các hãng tàu. Quy trình này hoạt động như thế nào, trải qua những bước nào, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu tiếp theo đây.
Khái niệm booking confirmation?
Khách hàng muốn đặt chỗ cho hàng hóa của mình trên một hãng tàu, hãng hàng không cụ thể sẽ chủ động liên hệ với công ty dịch vụ mà mình tin tưởng, sau đó làm thủ tục booking request, khi khách hàng có lời muốn sử dụng dịch vụ, bên phía vận chuyển có thể chủ động liên lạc lại để điền giúp và hoàn tất thủ tục booking request cho khách hàng. Sau đó yêu cầu này sẽ được gửi tới hãng vận chuyển mà bên khách hàng yêu cầu để xác nhận có nhận đơn hàng này hay không. Nếu hãng vận chuyển chấp nhận yêu cầu và chuẩn bị cho việc vận chuyển hàng hóa cho bên khách hàng thì hãng vận chuyển sẽ gửi lại cho phía khách hàng một phiếu xác nhận đã đặt chỗ hay còn gọi là booking confirmation, có được xác nhận này tức là bạn đã có một lệnh yêu cầu cung cấp container rỗng. Trên phiếu xác nhận đặt hàng bao gồm những thông tin cơ bản sau: Mã số của đơn hàng hay còn gọi là số booking, tên của phương tiện vận chuyển, địa điểm chất hàng hóa lên tàu, địa điểm dỡ hàng hóa xuống, địa điểm vận chuyển cụ thể,…
Sau khi giấy xác nhận được gửi tới phía khách hàng thì đơn vị chủ sở hữu hàng hóa nên chuẩn bị thủ tục thông quan hải quan và những chứng từ và hàng hóa cần thiết khác để vận chuyển hàng hóa theo trình tự. Việc tiếp theo sẽ do bên bộ phận giao nhận hàng hóa của công ty dịch vụ vận chuyển làm việc với khách hàng.
Lúc này bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi tiến trình và hành trình của hàng hóa từ giai đoạn đưa hàng hóa lên phương tiện vận chuyển chính, sắp xếp phương tiện để đưa hàng hóa ra cảng nếu có thỏa thuận trước, và làm thủ tục thông quan hàng hóa để hàng hóa được phép xuất khẩu ra nước ngoài.
Các bước thực hiện lập phiếu thông tin đặt hàng booking profile.
Định nghĩa booking profile
Booking profile là một khái niệm được sử dụng khi nhân viên kinh doanh phía đơn vị vận chuyển chịu trách nhiệm lập và thực hiện, bao gồm các thông tin cơ bản về hàng hóa trong đơn hàng và gửi những chứng từ, giấy tờ có liên quan đến lô hàng cho phía bên giải quyết chứng từ tiếp nhận và thực hiện theo tiến trình tiếp. Thông tin trên booking profile về cơ bản gồm có những chứng từ sau:
– Tên doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa, người đại diện gửi hàng hóa và số điện thoại liên hệ.
– Tên của hãng phương tiện: hãng tàu, hãng hàng không,..
– Địa điểm của nơi xếp hàng (cảng đi), địa điểm nơi dỡ hàng (cảng đến), thời điểm phương tiện bắt đầu khởi hành.
– Phương thức thanh toán được xác định trước là thanh toán khi nhận hàng hay thanh toán sau bằng các hình thức thanh toán trả chậm,…
– Chi phí dịch vụ, chi phí hoa hồng, chi phí phát sinh,…
Quy trình thực hiện booking
Quy trình booking thực tế được thực hiện tương đối đơn giản và có nhân viên kinh doanh bên phía công ty vận chuyển hướng dẫn cụ thể, vậy nên bạn không cần quá lo lắng về tiến trình của nó, mà thay vào đó cần để ý đến các thông tin mà bạn cung cấp trong quá trình này, bởi nó quyết định trực tiếp đến việc vận chuyển hàng hóa của bạn sau này. Về cơ bản, tiến trình được thực hiện theo các bước sau:
1. Khi đã đi đến các thỏa thuận về thời gian xuất hàng hóa, hàng hóa đã sẵn sàng chỉ chờ có phương tiện và tiến trình vận chuyển nữa thôi, thì bên phía doanh nghiệp xuất khẩu sẽ liên hệ với công ty vận chuyển để yêu cầu đặt trước một chỗ trong hãng tàu cụ thể được ghi cụ thể trên booking request. Trong thủ tục đó còn bao gồm các thông tin cơ bản về hàng hóa như khối lượng, tên mặt hàng, các thông tin về cảng đi cảng đến, thời gian, địa điểm giao hàng cụ thể,…
2. Khi đã đảm bảo các thông tin được điền đúng và đầy đủ thì hai bên là doanh nghiệp xuất khẩu và phía dịch vụ sẽ hợp tác và phía xuất khẩu chính thức trở thành một khách hàng của bên vận chuyển khi được hãng tàu chấp nhận đơn booking bằng Booking Confirmation.
3. Sau khi nhận được giấy xác nhận đơn hàng của phía vận chuyển, nhà xuất khẩu sẽ cần duyệt lại các thủ tục và thông tin ở văn phòng của hãng tàu trước khi được cấp container rỗng để đóng hàng vào và vận chuyển.
Trên đây là một số thông tin và giải thích về tiến trình booking trong công ty vận chuyển, hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin tham khảo hữu ích cho bạn, nếu có thắc mắc gì về các dịch vụ của chúng tôi vui lòng liên hệ Japanexpress.
