Quy trình làm hàng xuất – đường biển

Quy trình làm hàng xuất trong bài viết này gồm các bước mà chủ hàng cần làm để chuyển lô hàng xuất khẩu cho đối tác nước ngoài.

Trường hợp chủ hàng muốn thuê công ty dịch vụ thì có thể bỏ qua một số bước nghiệp vụ đã thuê. Tất nhiên, họ vẫn có thể tìm hiểu để phối hợp cho tốt trong quá trình làm thủ tục. Còn nếu bạn là nhân viên của công ty dịch vụ giao nhận thì cũng có thể đọc, tìm hiểu để biết những nghiệp vụ mà mình phải thực hiện để phục vụ khách hàng.

Dưới đây, chúng tôi sẽ nêu các bước công việc chính của Quy trình làm hàng xuất để có thể xuất khẩu lô hàng bằng container đường biển, cho hàng nguyên container (FCL). Nếu hàng đi bằng máy bay, thì bạn đọc bài Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Bước 1 – Đàm phán ký kết hợp đồng mua bán

Hai bên thương thảo để đi đến thống nhất nội dung hợp đồng ngoại thương, trong đó có những điều khoản về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), trách nhiệm của mỗi bên…

Dựa vào quy định trong hợp đồng đã ký kết, người bán Việt Nam biết được mình có trách nhiệm như thế nào trong các bước tiếp theo.

Bước 2 – Xin giấy phép xuất khẩu (nếu hàng thuộc diện này)

Nếu hàng hóa thuộc diện phải xin giấy phép xuất khẩu thì phải làm bước này với cơ quan hữu quan tương ứng. Chẳng hạn, để xuất khẩu những mặt hàng như: thuốc tân dược, hạt giống, vật liệu nổ, gỗ, cổ vật… thì phải xin giấy phép của bộ ngành quản lý.

Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, tra cứu trong Nghị định 187 và các quy định liên quan khác.

Việc xin giấy phép quan trọng và mất thời gian, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng.

Sau khi có giấy phép, hoặc với mặt hàng không cần giấy phép xuất khẩu, bạn có thể chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 3 – Thu xếp chỗ với hãng vận tải

Tùy theo điều kiện thương mại ký trong hợp đồng ngoại thương, mà việc thu xếp chỗ với công ty vận tải và chi phí vận quốc tế sẽ thuộc trách nhiệm của người mua hay người bán.

Ở đây tôi nêu 2 trường hợp phổ biến để bạn dễ theo dõi. Nếu muốn biết chi tiết về các điều kiện thương mại.

3.1. Nếu xuất CIF

Nếu công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện CIF, thì sẽ chịu trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí vận chuyển đường biển. Nghĩa là bạn phải chủ động liên hệ với công ty vận chuyển: thường là hãng tàu (Shipping lines) hoặc công ty giao nhận vận chuyển (Freight forwarder), để ký thỏa thuận lưu khoang (Booking note) cho lô hàng xuất khẩu.

3.2. Nếu xuất FOB

3.2. Nếu xuất FOB

Với điều kiện FOB, bạn chỉ cần làm xong thủ tục hải quan xuất khẩu và chuyển hàng về cảng. Phía người mua hàng nước ngoài sẽ thu xếp chặng vận chuyển quốc tế. Nói cách khác, người mua sẽ thu xếp Booking Note với hãng tàu.

Để phối hợp, người mua sẽ thông báo cho bạn thông tin người vận chuyển đường biển (hoặc đại diện) của họ tại Việt Nam. Bên vận chuyển sẽ phối hợp, sắp xếp và thống nhất với bạn lịch trình tàu phù hợp.

Theo kế hoạch đã thỏa thuận, người vận chuyển sẽ gửi Booking để bạn làm thủ tục kéo vỏ container đóng hàng.

Bước 4 – Chuẩn bị hàng hóa, chứng từ

Sau khi có lịch trình dự kiến về ngày tàu chạy, việc của người xuất khẩu là phải khẩn trương chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng. Đồng thời cũng phải sắp xếp chuẩn bị những chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng xuất khẩu.

Bước 5 – Kéo vỏ container rỗng, đóng hàng, chuyển về cảng

Bạn làm các bước công việc cụ thể dưới đây, hoặc cũng có thể thuê công ty dịch vụ logistics làm:

• Dùng Booking của hãng tàu để lấy vỏ container rỗng. Tùy theo hãng tàu mà có sự khác nhau về cách làm. Có hãng yêu cầu phải đem Booking lên văn phòng của họ để đổi ra lệnh cấp vỏ. Một số hãng cho phép chủ hàng in Booking ra rồi xuống thẳng bãi lấy vỏ (không cần đổi ra lệnh cấp vỏ). Hãng khác thì phải thêm bước gửi file Booking cho hãng tàu xác nhận lệnh cấp vỏ qua email, sau đó mới tới bãi chỉ định để nhận vỏ container.
• Kéo vỏ container từ bãi cấp rỗng về kho để đóng hàng
• Đóng hàng và niêm phong kẹp chì (seal). Với hàng phải làm kiểm tra chuyên ngành tại cảng (chẳng hạn kiểm dịch), thì nên kẹp trước chì tạm để hạ container về cảng. Khi lấy mẫu kiểm tra xong, lúc đó mới kẹp chì hãng tàu. Như vậy sẽ tránh phải xin lại chì mới (mất phí).
• Hạ hàng về cảng, hoặc bãi theo chỉ định của hãng tàu. Lưu ý chuẩn bị trước và nộp cho cảng phiếu xác nhận khối lượng (VGM). Hàng cần hạ trước giờ cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục)

Nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu trong bước này.

Bước 6 – Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương
• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói
• Phiếu hạ hàng (do cảng cấp khi hàng hạ về cảng ở bước 5 nêu trên)
• Giấy giới thiệu

Chi tiết các bước thủ tục và hồ sơ hải quan, bạn có thể đọc trong bài viết về cách làm thủ tục hải quan.

Sau khi thông quan, bạn nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để họ ký thực xuất với hải quan giám sát. Sau khi xuất tàu họ sẽ hoàn trả tờ khai thông quan có xác nhận đã thực xuất.

Với điều kiện FOB, thì đến bước thông quan tờ khai & hàng xếp lên tàu là người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Trường hợp công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện C, thì cần làm tiếp những bước dưới đây.

Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có)

Sau khi hàng đã hạ về cảng và xong thủ tục hải quan, bạn gửi chi tiết làm Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng (SI – Shipping Instruction) cho hãng tàu trước thời hạn Cut-off Time. Nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn.

Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn (Draft Bill of Lading). Bạn nên kiểm tra kỹ, có gì cần bổ sung chỉnh sửa thì phối hợp với hãng tàu thực hiện sớm.

Ghi chú: nếu bên vận chuyển là hãng tàu, thì họ sẽ gửi vận đơn chủ (Master Bill of Lading), còn nếu bên vận chuyển là công ty giao nhận vận chuyển thì họ sẽ gửi vận đơn nhà (House Bill of Lading). Thực ra, 2 loại vận đơn này có nội dung cơ bản như nhau, chỉ khác nhau ở đơn vị cấp vận đơn mà thôi. 

Khi tàu chạy, bên vận chuyển sẽ gửi cho bạn Vận đơn gốc (Original B/L). Nhiều trường hợp, chủ hàng yêu cầu vận đơn giao hàng bằng điện (Telex B/L / Surrender B/L), thì họ thường phải nộp thêm 1 khoản phí, gọi là phí Telex Fee (khoảng 30-50usd). Khi đó sẽ chỉ có file Telex Bill gửi qua email, mà không phát hành bản gốc, và do đó cũng không cần xuất trình B/L gốc tại cảng dỡ hàng (nhờ vậy sẽ nhanh chóng, thuận tiện hơn).

Bước 8 – Các bước công việc khác của Quy trình làm hàng xuất: mua bảo hiểm, làm CO…

Khi đã có vận đơn, thì bạn nên gửi sớm file mềm bộ chứng từ để thông báo cho người mua về việc hàng đã xếp lên tàu.

Đồng thời, bạn tiến hành làm nốt thủ tục để có được những chứng từ khác theo như quy định trong hợp đồng, chẳng hạn như:

• Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển (Marine Insurance Policy)
• Chứng nhận xuất xứ (CO)
• Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) hay kiểm dịch động vật.

Để đảm bảo tính chính xác, bạn nên gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua, để họ kiểm tra xác nhận. Nếu có nội dung nào cần bổ sung chỉnh sửa, thì làm sớm, sẽ tốt hơn muộn.

Bước 9 – Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài

Khi đã có bộ chứng từ, bạn gửi cho người bán bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.

Như vậy là kết thúc quy trình làm hàng xuất khẩu, về mặt chuyển giao hàng hóa. Song song với quá trình này, người xuất khẩu cũng lưu ý vấn đề thanh toán của khách hàng, cũng theo quy định của hợp đồng.

Như vậy trong bài viết này, tôi đã nêu các bước của quy trình làm hàng xuất, đứng theo góc độ chủ hàng.