Nội Dung
Từ Việt Nam đến Nhật Bản: Một lô hàng xuất khẩu trải qua những bước nào?
Nhật Bản là một trong những thị trường xuất khẩu quan trọng của Việt Nam. Nhiều mặt hàng Việt đang được tiêu thụ tại thị trường này.
Tuy nhiên, để một lô hàng đến được Nhật Bản, doanh nghiệp phải trải qua nhiều công đoạn. Quy trình này liên quan đến chứng từ, hải quan và vận chuyển quốc tế.
Vậy một lô hàng xuất khẩu từ Việt Nam sang Nhật Bản sẽ đi qua những bước nào?
1. Tiếp nhận đơn hàng và kiểm tra yêu cầu
Quy trình thường bắt đầu khi doanh nghiệp Việt Nam nhận đơn hàng từ khách hàng Nhật Bản.Hai bên cần thống nhất các thông tin quan trọng. Nội dung gồm tên hàng, số lượng và giá bán.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần xác định điều kiện giao hàng. Một số điều kiện thường gặp là FOB, CIF hoặc DDP.Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra yêu cầu riêng của hàng hóa. Một số sản phẩm có thể cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành.Việc kiểm tra sớm giúp hạn chế phát sinh trong quá trình xuất khẩu.
2. Kiểm tra mã HS và chính sách mặt hàng
Sau khi xác nhận đơn hàng, doanh nghiệp cần xác định mã HS của hàng hóa. Mã HS giúp xác định cách quản lý và mức thuế của hàng hóa. Đây cũng là cơ sở quan trọng khi khai báo hải quan.
Doanh nghiệp cần kiểm tra hàng hóa có thuộc diện quản lý đặc biệt hay không. Một số nhóm hàng có thể cần kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc giấy phép xuất khẩu.
3. Chuẩn bị và đóng gói hàng hóa
Hàng hóa sau đó được chuẩn bị theo yêu cầu của khách hàng Nhật Bản. Doanh nghiệp cần kiểm tra số lượng, chất lượng và tình trạng sản phẩm. Khâu đóng gói cũng đóng vai trò quan trọng trong vận chuyển quốc tế.
Bao bì cần phù hợp với đặc điểm hàng hóa và phương thức vận chuyển. Đối với hàng đi biển, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến độ chắc chắn của kiện hàng. Việc đóng gói tốt giúp hạn chế hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
4. Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu
Bên cạnh hàng hóa, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ chứng từ.
Một bộ chứng từ thường có nhiều loại giấy tờ khác nhau. Tùy lô hàng, chứng từ có thể thay đổi.
Một số chứng từ phổ biến gồm:
- Hợp đồng mua bán.
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Tờ khai hải quan.
- Booking hoặc chứng từ vận tải.
- Bill of Lading.
- Giấy chứng nhận xuất xứ nếu cần.
Thông tin trên các chứng từ cần được kiểm tra thống nhất.
Sai lệch về tên hàng, số lượng hoặc trọng lượng có thể gây chậm xử lý.
5. Đặt chỗ với hãng vận chuyển
Nếu vận chuyển bằng đường biển, doanh nghiệp hoặc đơn vị logistics sẽ tiến hành booking. Booking xác nhận thông tin vận chuyển của lô hàng.
Thông tin thường gồm cảng đi, cảng đến và thời gian dự kiến. Doanh nghiệp cũng cần xác định loại container phù hợp. Sau khi booking được xác nhận, hàng sẽ được sắp xếp đưa đến cảng.
6. Khai báo và làm thủ tục hải quan tại Việt Nam
Đây là một bước quan trọng trước khi hàng rời Việt Nam. Người khai hải quan thực hiện khai báo thông tin trên hệ thống hải quan. Cơ quan hải quan có thể kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa. Nếu hồ sơ và hàng hóa đáp ứng yêu cầu, lô hàng sẽ được thông quan. Sau đó, hàng có thể tiếp tục các bước đưa vào khu vực cảng.
7. Đưa hàng ra cảng và xếp lên phương tiện
Sau khi hoàn tất thủ tục, hàng được vận chuyển đến cảng. Đối với hàng container, container sẽ được đưa vào cảng theo kế hoạch. Hãng tàu tiến hành tiếp nhận và xếp container lên tàu. Từ thời điểm này, lô hàng bắt đầu hành trình quốc tế. Tùy tuyến vận chuyển, hàng có thể đi thẳng hoặc qua cảng trung chuyển.
8. Hàng vận chuyển từ Việt Nam sang Nhật Bản
Trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp có thể theo dõi hành trình lô hàng.Thông tin thường được cập nhật thông qua hãng tàu hoặc đơn vị logistics.Các thông tin quan trọng gồm tên tàu và thời gian dự kiến đến cảng. Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi để chuẩn bị cho bước nhập khẩu. Việc chuẩn bị sớm giúp hạn chế thời gian chờ khi hàng đến Nhật Bản.
9. Làm thủ tục nhập khẩu tại Nhật Bản
Khi hàng đến Nhật Bản, phía nhập khẩu sẽ thực hiện thủ tục hải quan. Cơ quan Hải quan Nhật Bản sẽ kiểm tra hồ sơ theo quy định. Doanh nghiệp nhập khẩu cần cung cấp thông tin cần thiết cho việc khai báo.
Nếu hàng đáp ứng các yêu cầu, thủ tục nhập khẩu sẽ được hoàn tất. Đối với hàng hưởng ưu đãi RCEP, doanh nghiệp cần chứng minh xuất xứ phù hợp.
10. C/O và ưu đãi thuế quan
Một trong những vấn đề doanh nghiệp xuất khẩu cần quan tâm là xuất xứ hàng hóa. Việt Nam và Nhật Bản đều là thành viên của RCEP. Hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ có thể được hưởng thuế suất ưu đãi.
RCEP cho phép sử dụng nhiều hình thức chứng minh xuất xứ.
Tùy trường hợp, chứng từ có thể là C/O hoặc chứng từ tự chứng nhận. Doanh nghiệp cần kiểm tra quy tắc xuất xứ trước khi chuẩn bị hồ sơ. Việc này giúp hạn chế rủi ro khi khách hàng làm thủ tục nhập khẩu.
11. Nhận hàng và giao đến địa chỉ cuối cùng
Sau khi hoàn tất thủ tục nhập khẩu, hàng được đưa ra khỏi cảng.
-> Đơn vị vận tải nội địa tại Nhật Bản sẽ tiếp nhận hàng.
-> Hàng có thể được vận chuyển đến kho của nhà nhập khẩu.
-> Một số lô hàng tiếp tục được đưa đến trung tâm phân phối hoặc cửa hàng.
-> Đây là bước cuối cùng trong hành trình logistics của lô hàng.
Những yếu tố có thể ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển
Thời gian vận chuyển không chỉ phụ thuộc vào khoảng cách giữa hai quốc gia.
Nhiều yếu tố khác cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
Một số yếu tố quan trọng gồm:
- Thời gian chuẩn bị hàng.
- Thời gian booking.
- Lịch tàu.
- Thời gian thông quan.
- Kiểm tra chuyên ngành.
- Tình trạng cảng.
- Thời gian vận chuyển quốc tế.
- Thời gian giao hàng nội địa tại Nhật Bản.
Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch logistics từ sớm.
Kết luận
Một lô hàng từ Việt Nam đến Nhật Bản phải trải qua nhiều công đoạn. Quy trình bắt đầu từ nhận đơn hàng và chuẩn bị hàng hóa. Sau đó là chứng từ, booking và thủ tục hải quan xuất khẩu. Hàng tiếp tục được vận chuyển quốc tế và làm thủ tục nhập khẩu. Cuối cùng, hàng được giao đến kho hoặc địa chỉ của người nhận. Một quy trình logistics được chuẩn bị tốt giúp giảm rủi ro phát sinh. Đồng thời, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn chi phí và thời gian giao hàng.
Tìm hiểu thêm
Hàng Việt Nam nào đang có cơ hội tại thị trường Nhật Bản?
Xuất khẩu hàng hóa sang Nhật cùng 7 câu hỏi thường gặp
Bao lâu hàng từ Việt Nam có thể đến Nhật Bản?
