Nội Dung
SI là gì?
SI (Shipping instruction) hay còn gọi là hướng dẫn làm hàng, đây là một tài liệu, chứng từ được cung cấp bởi shipper tới hãng tàu, công ty giao nhận vận tải forwarder, bao gồm chi tiết thông tin vận chuyển hàng hóa của lô hàng đó. Mục đích của việc cung cấp SI chính xác là để quá trình thực hiện vận chuyển diễn ra đúng theo yêu cầu của chủ hàng hóa.
Ngoài ra, thông tin show trên SI cũng thể hiện rõ các mong muốn của người gửi hàng cần đươc phục vụ ra sao: Ví dụ người gửi hàng muốn nhận loại vận đơn gì, thông tin cần thể hiện trên vận đơn, người gửi hàng cần cung cấp các thông tin về hàng hóa cho người chuyên chở (carriers) để thống nhất các mục tránh việc phát sinh thêm các mục không có trong yêu cầu.
Tác dụng của SI
Sau khi nhận được thông tin SI, hãng tàu/forwarder sẽ lên bill of lading bản nháp (Draft B/L), gửi cho khách hàng kiểm tra và yêu cầu khách hàng xác nhận các thông tin trên Draft B/L đó. Bản Draft B/L được xác nhận là căn cứ để phát hành B/L gốc sau này.
Nói một cách chính xác thì SI sẽ được gửi đến công ty vận chuyển trươc khi họ làm Vận đơn để hạn chế tối thiểu sai sót có thể xảy ra.
Các thông tin quan trọng cần thể hiện khi khai báo SI
- Số booking (Booking number)
- Tên nhà xuất khẩu (Shipper), Tên người nhận hàng (Consignee) và Tên của người nhận thông báo hàng đến (Notify party)
- Tên tàu và Số chuyến (Vessel & voyage)
- Nơi nhận hàng tại nước xuất khẩu (Place of receipt)
- Nơi xếp hàng lên tàu tại nước xuất khẩu (Port of loading)
- Nơi dỡ hàng tại nước nhập khẩu (Port of discharge)
- Nơi nhận hàng (Final destination)
- Số container (Container number)
- Số seal (Seal number)
- Nhãn hiệu vận chuyển (Shipping mark)
- Mô tả hàng hóa (Cargo description)
- Số lượng hàng hóa (Quantity)
- Trọng lượng & Số khối CBM (Weight and measurement)
- Loại bill sử dụng (B/L type): HBL, MBL, Sea waybill or Surrender Bill…..
- Điều khoản thanh toán cước tàu (Payment terms (prepaid or collect)
- Các hồ sơ bổ sung khác (nếu có)
Ai là người yêu cầu SI?
Nếu công ty xuất khẩu liên hệ trực tiếp với hãng tàu thì việc Submit SI sẽ diễn ra trực tiếp tức là Shipper ( Người xuất khẩu) trực tiếp gửi yêu cầu SI tới Carriers.
Nếu Shipper liên hệ qua công ty dịch vụ Forwarder thì người xuất khẩu sẽ gửi SI cho công ty FWD sau đó bên FWD sẽ submit với hãng tàu.
Trong trường hợp, Shipper gửi SI quá muộn khi đã Closing time thì họ có thể bị phạt phí hoặc không thể vận chuyển và bị rớt hàng. Chính vì thể, để công việc diễn ra suôn sẻ, nhà vận chuyển cần chủ động liện hệ với nhà nhập khẩu gửi SI đúng deadline
Cách khai báo SI
Có 2 cách phổ biến để khai báo SI cho hãng tàu như sau:
Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu:
Đây là cách thông dụng cho việc submit thông tin SI hiện nay. Một vài hãng tàu cho phép chúng ta sửa chữa linh hoạt thông tin sau khi đã hoàn thành SI trên web, điều đó sẽ tiết kiệm được thời gian thay vì khi sử dụng qua email. Nhưng ngược lại có nhược điểm rằng, nếu mạng kết nối hoặc lỗi website bảo trì từ hãng tàu thì điều này sẽ làm trễ thời gian submit SI, khi đó chúng ta lại mất thời gian để gửi kiểm tra hoặc gửi thông tin SI qua email.
Một vài hãng tàu nếu submit thông tin SI này qua email thay vì hệ thống, có thể bị phạt tiền submit bill cao hơn so với submit trên hệ thống.
Khai báo qua email:
Đối với shipper: sẽ gửi thông tin SI tới hãng tàu (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email) hoặc fowarder nếu sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải.
Đối với forwarder: sau khi nhận thông tin từ shipper thì họ sẽ gửi thông tin tới hãng tàu để làm bill (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email)
Trên đây là một số thông tin về Shipping Instruction cùng với các thông tin khai báo cơ bản, hy vọng bạn có thể sử dụng chúng để áp dụng được trong công việc của mình. Để biết thêm thông tin và chi tiết về dịch vụ của chúng tôi, khách hàng vui lòng liên hệ hotline Japanexpress để được tư vấn nhanh nhất nhé.
